Podcast 05 - Il controllo accessi prima parte

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Buongiorno, buon Martedì a tutti, bentornati sul nostro canale, buongiorno da Clappit e da Stefano.
Come anticipato settimana scorsa, dove siamo rimasti, alla fine dell'appuntamento precedente, ai gate d’ingresso dopo il viaggio all'interno della venue.

Si parla di un aspetto fondamentale e indispensabile da tenere sempre in considerazione: il controllo accessi.
Quindi per tutti gli organizzatori, mi raccomando il controllo accessi, sia che si tratti di eventi di spettacolo soggetti a normativa fiscale, sia che si tratti di eventi business aziendali, qualsiasi tipo di evento dove dobbiamo far entrare un pubblico nel modo più sicuro, veloce e comodo possibile.

Vediamo anche quali sono gli impegni che vengono imposti dalla normativa fiscale, quindi partiamo subito perché sono tante tante le cose da dire, dovremmo utilizzare come anticipato diversi podcast per parlare del controllo accessi perché veramente indispensabile conoscere al meglio le procedure legate a questo momento critico dell'evento live.

È chiaro che il primo pensiero che si collega ad un controllo accessi è quello della verifica dell’autenticità del biglietto, è uno chiaramente dei grandi problemi storici: biglietti falsi.
Poi i biglietti possono essere ormai di diverso tipo, quindi anche ci sono, i biglietti per la stampa casa, i biglietti dematerializzati ovvero che vengono caricati su una carta, piuttosto che vengono inviati sul telefonino con il passbook.

Dedicheremo un podcast specifico per parlare della tipologia di biglietti, di come vengono inviati allo spettatore.
Per quanto riguarda invece il controllo accessi, la cosa importante, la prima regola importante e fondamentale che impone la normativa fiscale: nel momento in cui un organizzatore decidesse di vendere anche un solo biglietto in modalità stampa a casa, dovrà dotarsi di un controllo accessi certificato per controllare tutti i biglietti venduti e non sono quel biglietto.
Quindi, ripeto, nel caso in cui si decidesse di vendere anche un solo biglietto in modalità stampa a casa, l’organizzatore dovrà dotarsi di un controllo accessi certificato per controllare tutti tutti tutti tutti i biglietti venduti.

Questa è una delle prime regole fondamentali, che un organizzatore deve sapere quando decide di utilizzare questa modalità di biglietto. È chiaro quindi che la vendita online ha favorito la diffusione di controllo accessi, noi ad esempio in Clappit utilizziamo un comunissimo smartphone Android collegato in bluetooth ad un lettore di QR Code e codice a barre entrambi, possiamo leggere chiaramente anche da monitor, in caso di estrema necessità, possiamo leggere in condizioni visibilità di luce solare piuttosto che in condizioni di visibilità inferiori come capita spesso durante gli eventi notturni, serali.

A proposito di controllo accessi voglio dare anche un suggerimento allo spettatore finale, è un concetto che abbiamo già espresso sul nostro sito perché abbiamo visto spesso nei social, che vengono postati in preda all'entusiasmo, del tutto comprensibile, dell'acquisto di un biglietto tanto tanto atteso, i biglietti più che altro i biglietti con in visibilità il QR Code o il codice a barre.
Ecco, nel caso di vendita anche biglietto per la stampa a casa,  mi raccomando fate molta attenzione perché nel momento in cui, il primo codice a barre valido viene letto in una fase di controllo accessi lo spettatore entra e tutti quelli che presenteranno uno stesso codice a barre rimbalzeranno.

Quindi, nel momento in cui ho il mio codice a barre, il mio QR Code, il mio biglietto me lo devo tenere ben stretto al sicuro, perché nel momento in cui entro e per frode qualcuno me l'ha preso, me l'ha copiato, dal sito, da un social io... rimango fuori. Quindi, fate attenzione, a meno che non ci siano particolari casi di controllo, molto accurato e nominale con documento cioè fate molta attenzione.

Parliamo un po' anche di qualche aspetto positivo del controllo accessi, perché se no sembra tutto un impegno, tutto gravoso invece il controllo accessi è anche uno strumento utilissimo per diversi aspetti.

Sicuramente per il pubblico, per lo spettatore, è un’ottima maniera per evitare le code in biglietteria, ammesso che ci sia ancora disponibilità per acquistare la sera dell’evento, la coda anche all’ingresso direttamente, perché con il biglietto stampato con la stampa a casa si va direttamente ai varchi d’ingresso.
Se il controllo accessi è stato configurato nella giusta maniera si può formare una leggera coda, una coda che scorre, una coda comunque in movimento, una coda che non è pesante, non è lunga.

Bisogna ricordarsi sempre che ci sono anche dei controlli ormai di questi tempi di sicurezza quindi, a seconda anche del tipo di evento.
Per forza ci potrebbe essere un minimo di attesa ma l'importante ecco è non fare lunghe code, se il controlli accessi è stato ben strutturato non si faranno. Considerate che, ad esempio quello, che è la nostra esperienza con il nostro controllo accessi con una sola postazione, una persona può controllare qualcosa come 700 titoli di ingresso all’ora.
Questo contribuisce chiaramente anche ad un primo livello di gradimento da parte dello spettatore che è già contento di non fare coda e di accedere in modo comodo e veloce per assistere allo spettacolo acquistato.

Per l'organizzatore un vantaggio è sicuramente quello che può avere tutta una serie di dati, di grafici, se il controllo accessi prevede questa funzionalità.
Noi la prevediamo perché è molto importante sapere quali sono ad esempio, come si è svolto l’afflusso del pubblico nell’evento, quali sono le postazioni che hanno performato di più, quali sono i gate che hanno performato di meno.
Come è stata questa distribuzione, in quanto tempo sono stati controllati tutti i biglietti, come procede l’andamento del controllo dei biglietti, quanti persone sono entrati, quante persone sono ancora attese.

Sono tutti numeri importanti, sia durante proprio la fase di controllo sia i dati finali per cercare di migliorare poi fondamentalmente quello che è il servizio durante l'evento successivo.
Ecco, ad esempio, mi ricordo un avvenimento molto importante in cui abbiamo dovuto controllare quello che non erano biglietti, ma era comunque una lettura di codici, lettura di tipo ticket@home, stampa a casa è quando il Papa ha celebrato la messa a Monza e ha radunato qualcosa tipo 500.000 cristiani e noi, in collaborazione con una società di Monza, siamo stati incaricati di gestire tutto il flusso dei pullman, delle auto delle navette, dei fedeli per raggiungere il luogo della messa.
Ugualmente, anche se non si trattava di un biglietto di accesso ad un evento mondano, ad un evento di spettacolo ma un evento religioso, ha comunque imposto un livello di sicurezza potrei dire straordinario visto il tipo di evento.

Per tornare alla biglietteria fiscale, c’è un’altra modalità per controllare i biglietti che è quella effettuata con dei tornelli fisici.
Sono solitamente installati nelle grandi venue, ne esistono di diverse tipologia, a secondo del tipo di location aggiungono una barriera fisica e aumentano la sicurezza della venue, sono dotati anche loro di lettori per codici a barre, QR Code, RFID.
Anche loro devono essere certificati, quindi la biglietteria deve certificare  o un proprio tornello con il proprio lettore, oppure si deve integrare con un fornitore di tornelli per la lettura dei biglietti.

Cosa succede invece quando l'organizzatore decide di vendere i biglietti del proprio evento tramite più di una biglietteria.
In questo caso l'organizzatore dovrà individuare uno dei sistemi di biglietteria come quello incaricato di gestire il controllo accessi.
Ecco questo apre un po' ad altri discorsi che rimandiamo ad un altro podcast perché già le tante informazioni date oggi sono sufficienti per avere un primo sguardo, una prima panoramica riguardo al controllo accessi e di quello che sono appunto le white List parleremo nel prossimo appuntamento con il controllo accessi.

Mentre invece il prossimo podcast sarà dedicato a come effettuare l'allestimento della biglietteria, quindi delle postazione di vendita e quindi anche del controllo accessi alla veue.
Quindi, dal punto di vista dell’organizzatore è molto interessante perché deve mettere a disposizione tutta una serie di requisiti insieme alla venue a disposizione della biglietteria, per poter appunto, vendere, controllare i biglietti il giorno dell'evento, quindi un altro podcast da non perdere per tutti gli organizzatori di eventi
Per oggi invece può bastare, vi dò appuntamento come sempre a Martedì prossimo alle nove di mattina, un caro saluto da Stefano e da Clappit.

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